Que ce soit une facture, un reçu, une déclaration d’impôt ou un talon de paie, les inquiétudes demeurent les mêmes quant à la conservation de ces documents «Papiers». Beaucoup de nos clients se posent des questions comme : « Que dois-je faire avec cette facture? Combien de temps dois-je conserver ce document? Comment dois-je procéder dans le classement de mes documents importants?». Dans cet article, nous allons tenter de répondre à ces questions en classifiant les types de documents par durée de conservation.

Documents à conserver durant 1 an

De prime abord, nous allons catégoriser les documents à sauvegarder pendant 1 an.

• Factures de cellulaire, de téléphone, d’accès internet et de télévision.
• Factures d’électricité, de mazout ou de gaz.
• Talons de paie.
• Relevés de cartes de crédit.
• Relevés de comptes bancaires.
• Livrets de comptes bancaires.
• Reçus de contraventions.
• Ordonnances médicales.
• Factures d’honoraires professionnels (avocat, comptable, notaire, etc.).

Documents à conserver durant 3 ans

• Reçus de taxes municipales, scolaires et d’eau pour une propriété unifamiliale.
• Quittance d’un prêt d’automobile ou personnel.

Documents à conserver durant 7 ans

• Factures de soins de santé.
• Déclarations de revenus.
• Contrat de vente d’un terrain ou d’une maison.
• Relevés d’indemnité pour cause de maladie ou d’accident.
• Quittance d’un prêt hypothécaire.
• Reçus de taxes municipales, scolaires et d’eau pour un immeuble à revenus.

Documents à conserver pendant toute la durée de la possession du bien

• Factures de réparation d’appareils électroménagers jusqu’à l’expiration de la garantie.
• Factures de réparation d’automobiles.
• Bail.
• Reçus de loyer.
• Contrat d’achat d’un terrain ou d’une maison.
• Titre de propriété, certificat d’arpentage ou de localisation.
• Contrat de rénovation.
• Factures de rénovations
• Garantie de travaux de rénovations.
• Contrat d’achat d’un véhicule.
• Certificats de dépôt à terme, de REER, de placements ou d’obligations d’épargne.
• Certificat de décès d’un proche.
• Reçus de services (Femme de ménage, déneigeur, etc.).
• Polices contre les incendies, vol ou responsabilité civile.

Documents à conserver à vie

• Cartes d’hôpitaux.
• Carnet de santé.
• Certificat de naissance.
• Diplômes et certificats d’études.
• Contrat de mariage, d’union civile ou de fait.
• Jugement de séparation et de divorce.
• Testament et actes de donation de biens.
• Mandat en cas d’inaptitude
• Polices d’assurance vie
• Polices d’assurance santé, invalidité ou médicament.

Quoiqu’il en soit, à l’heure où l’on se parle, il est essentiel de garder nos documents importants en version papier; mais il faut dire que nous nous dirigeons vers une méthode de conservation virtuelle. En effet, de plus en plus de gens utilisent l’informatique pour conserver différents dossiers et c’est pour cette raison qu’il est important de se familiariser avec cet univers informatique. Ce qui est sûr, c’est que, si la tendance se maintient, dans un avenir très rapproché, tout se fera par informatique (entreposage de documents, paiement de factures, transactions bancaires, etc.).
Afin d’assurer la conservation de vos documents importants, nous sommes en mesure de vous aider. Veuillez communiquer avec nous pour plus d’information.

Source : caaquebec.com/touring